Skriv prosjektplan

Når det er enighet om å gjennomføre et kvalitetsforbedringsprosjekt bør det skrives en prosjektplan.

Nedenfor har vi satt opp punkter for hva som bør inngå i en prosjektplan. Det er utarbeidet en egen mal for søknad om prosjektmidler fra servicemiljøet. Punktene under kan brukes som en veiledning når man skal fylle ut søknaden. Servicemiljøet kan bistå i utarbeidelse av prosjektplan.

Gi en beskrivelse av dagens situasjon og eksisterende praksis for området som er valgt for forbedring. Redegjør for uønsket variasjon som danner grunnlaget for behov for forbedring. Kartleggingen og framstillingen av nåværende praksis danner utgangspunktet for å kunne definere prosjektets formål og konkrete mål.

For å kunne søke prosjektmidler gjennom Nasjonalt servicemiljø er det et krav at man skal benytte data fra et nasjonalt medisinsk kvalitetsregister.

Prosjektets formål

I forbedringsarbeidet vil det være behov for både overordnede mål og mer praktisk rettede mål. Prosjektets formål sier noe om hensikten med prosjektet og beskriver en ønsket framtidig situasjon.

Eksempel: Med hjelp av data fra Norsk hjerneslagregister skal prosjektet forbedre hjerneslagbehandlingen ved å redusere «Door-to-needle» tid.

Konkrete mål

Delmål uttrykker hva prosjektet skal levere av resultater. Det er fordelaktig å både inkludere tidsramme og ønsket måloppnåelse; hvor mye, for hvem, innen når.

Når målene settes bør man også ta hensyn til organisasjoner som skal delta i prosjektet. Dersom målene er i tråd med deltakerorganisasjonenes strategi vil gjøre det lettere å sikre forankring i ledelsen her.

Et hjelpemiddel i formuleringen av mål kan være å tilse at de innfrir akronymet SMARTE mål;

  • Spesifikke – klar, konkret, entydig angivelse av forventet resultat, helst tallfestet.
  • Målbare – man skal kunne vite om målet er nådd.
  • Ambisiøse– være utfordrende, gi mulighet for egenutvikling og inspirere til nytenkning.
  • Realistiske – oppnåelig i forhold til andre oppgaver og ressurser.
  • Tidsbestemt –angi når resultatet skal være nådd.
  • Enighet om målet – forankring i arbeidsgruppen, hos brukerne, medarbeiderne og ledelsen.

Eksempel: Innen prosjektets slutt skal 50 % av alle pasientene som behandles med trombolyse ved deltakeravdelingene ha en «door-to-needle» tid på under 30 minutter.

Tiltak

Ideer til tiltak beskrives her, sammen med en kort innføring i hva som ligger til grunn for valgt intervensjon.

Innhent gjerne ideer og forslag fra flere hold, som fra ledere og ansatte ved aktuelle deltakerorganisasjoner, pasienter kan også være viktig å involvere fordi de har andre perspektiv og erfaringer enn ansatte.

Dersom prosjektet involverer flere avdelinger vil det være en fordel å gjøre lokale tilpasninger for tiltak/intervensjon, slik at man tar hensyn til lokale forhold. Dette vil kunne bidra til lokalt eierskap som vil gagne prosjektet.

Metode og arbeidsform

Beskriv metode og arbeidsform som skal benyttes for gjennomføringen av prosjektet. Dette er viktig informasjon til prosjektets medlemmer, samt ansatte og ledere ved deltakeravdelingene. Beskrivelsen bør gi en god forståelse av prosjektets gang/prosess, hvilke metoder som vil bli benyttet, hvordan arbeidet i prosjektet skal legges opp og hva det vil kreve av de som deltar.

Det bør også inkluderes en fremstilling av hvordan prosjektet skal sørge for god informasjonsflyt mellom prosjektledelse og deltakeravdelinger, samt forslag til hvordan deltakeravdelingene kan spre informasjon om prosjektet til ansatte og pasienter.

Det finnes flere egnede metoder for gjennomføring av et kvalitetsforbedringsprosjekt. Du kan lese mer om dette under gjennomføring.

Valgte kvalitetsindikatorer og variabler

Valgte kvalitetsindikatorer/variabler oppgis sammen med en kort forklaring av hvorfor man har valgt disse.

Metode for resultatmåling

Gi en beskrivelse av hvordan man skal kartlegge utgangspunkt/ baselinemålinger, og hvordan man etter at intervensjoner iverksettes skal kunne måle endringer og resultat.

Målingene som gjøres før nye tiltak iverksettes danner utgangspunkt/baselinemåling, og målinger ved prosjektslutt synliggjør endringene og resultatet. Det kan også være aktuelt å gjøre målinger underveis i prosjektperioden. Eksempelvis kan deltakeravdelingene i intervensjonsfasen registrere i hvilken grad de gjennomfører valgt intervensjon. Dette kan være nyttig for å avdekke om det er behov for å justere tiltakene underveis. Det er viktig at både prosjektgruppen og deltakeravdelingene har tilgang til resultater fra målinger som blir gjort.

Det er viktig at avdelingene som deltar i prosjektet sørger for oppdaterte innregistreringer til registret.

Beskriv hvordan deltakeravdelingene skal følges opp av prosjektledelsen under prosjektperioden. Dette kan blant annet være ved bruk av telefonmøter, workshops, besøk av prosjektledelse ved deltakeravdelinger, kursing og opplæring av deltakeravdelinger.

Forankring i ledelse ved deltakende enheter er avgjørende for å lykkes med forbedringsarbeid. Det må derfor presenteres en plan for hvordan prosjektet skal oppnå ledelsesforankring.

Det er et ledelsesansvar å sørge for at kvalitetsforbedringsarbeid ved en avdeling kan gjennomføres. Det skal derfor gjøres en skriftlig avtale med ledere ved deltakeravdelinger for deltakelse og gjennomføring av prosjektet. Dette vil synliggjøre at avdelinger som ønsker å delta har ledelsens støtte. Det er også ledelsens ansvar å prioritere ressurser ved blant annet å sørge for at det settes av tilstrekkelig tid og ressurser til forbedringsarbeidet. Avtalen kan derfor med fordel inkludere hvor mye tid det forespeiles at hver deltakeravdeling må legge ned i arbeidet med prosjektet.

Beskriv fremdriftsplanen slik at alle milepæler som fremkommer i milepælsplanen er godt beskrevet med hensyn til innhold og aktivitet.

Milepælsplan

En milepæl skal formuleres som et konkret produkt og/eller handling. Under finner du mal for milepælsplan. Planen tilpasses det enkelte prosjektet.

For prosjekter som skal søke på utlyste midler, må budsjett inngå i prosjektplanen. Under vises eksempler på punkter som kan framstilles i budsjettet. Punktene illustrerer ønsket detaljnivå for budsjettet. Planen tilpasses det enkelte prosjektet.

Oppdragsgiver

For de som skal søke prosjektmidler vil oppdragsgiver være Interregional arbeidsgruppe på vegne av administrerende direktører i de fire regionale helseforetakene. Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre ved SKDE handler på vegne av oppdragsgiver.

Det vil i tillegg oppnevnes en kontaktperson fra Servicemiljøet ved den regionen hvor prosjektansvarlig har tilhørighet.

Prosjektledelsen

Her skal man oppgi navn og kontaktinformasjon til prosjektansvarlig og prosjektleder.

Medlemmer av prosjektgruppen

Oppgi andre medlemmer av prosjektgruppen.

Beskriv gjerne hvilke roller og ansvar medlemmene av prosjektgruppen vil ha.

Deltakeravdelinger og lokale kontaktpersoner

Dersom prosjektet inkluderer flere avdelinger oppgis disse her sammen med lokale kontaktpersoner, dersom dette er avklart.

Styringsgruppe eller referansegruppe         

Dersom prosjektansvarlig velger å utnevne styrings- og/ eller referansegruppe for prosjektet kan medlemmer oppgis her.

For de som gjennomfører kvalitetsforbedringsarbeid uten tilskudd av midler fra SKDE, avtales med oppdragsgiver hvordan prosjektrapportering skal foreligge.

For de som søker prosjektmidler gjelder følgende:

  • Prosjektansvarlig skal informere om endringer som vil kunne påvirke prosjektets formål, resultat eller framdrift. Ved behov for eventuelle endringer knyttet til bruk av prosjektmidler skal dette søkes om.
  • Underveis i prosjektperioden skal det leveres statusrapporter to ganger per kalenderår; 1. mars og 1. september. Det skal også sendes en sluttrapport senest 3 måneder etter prosjektslutt.
  • I sluttrapporten skal eventuelle endringer i prosjektet beskrives .
  • Samlet prosjektregnskap skal inkluderes som vedlegg til sluttrapporten.
  • Sluttrapporten godkjennes av Nasjonalt servicemiljø for medisinske kvalitetsregistre.